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Come Funziona La Formattazione Condizionale In Excel

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I fogli di calcolo Excel spesso contengono numeri secchi e un elenco di altri dati che sono molto difficili da afferrare per la persona media. Tuttavia, con l'aiuto della visualizzazione grafica, i dati di una tabella possono essere resi più leggibili, attirando l'attenzione sui punti importanti. Excel dispone di uno strumento di formattazione condizionale integrato specifico per questo scopo. Gli utenti meno esperti potrebbero confonderlo con lo strumento di diagramma e illustrazione, ma non è questo il caso perché l'etichettatura viene fatta direttamente nelle celle, non in un blocco separato.

Come funziona la formattazione condizionale in Excel

Contenuto

  1. Opzioni di formattazione condizionale
  2. Impostazione dell'istogramma
  3. Scala di colore
  4. Impatti
  5. Modifica delle regole di assegnazione delle celle
  6. Selezione delle regole
  7. Creare regole personalizzate
  8. Eliminare la "formattazione condizionale"

Opzioni di formattazione condizionale

Sono disponibili tre tipi di formattazione:

  • Istogramma;
  • Scala dei colori;
  • Pulsanti.

Tutti questi aspetti saranno trattati in seguito. In tutti i casi è necessario eseguire alcune azioni per accedere alla formattazione condizionale:

  1. Prima di tutto, selezionare le celle di dati che si desidera formattare per enfatizzarle.
  2. Andare alla scheda Home, se non è aperta di default.
  3. Qui, nel blocco Stili, fare clic sul pulsante Formattazione condizionale. Apparirà un menu a discesa, in cui dovrete prestare attenzione alle voci: "Istogrammi", "Scale di colore" e "Set di icone". Ne abbiamo parlato sopra.
  4. Come funziona la formattazione condizionale in Excel

Proseguiamo con l'esame di ciascuna di queste voci in modo più dettagliato.

Impostazione istogrammi

Evidenziate le celle con i dati e aprite il menu contestuale Formattazione condizionale e selezionate la voce "Istogrammi". Sono disponibili diverse opzioni di design. Si dividono in due grandi categorie: a gradiente e solidi. Scegliete tra questi il disegno che preferite.

Come funziona la formattazione condizionale in Excel

Più grande è il numero nella cella, più lungo sarà l'istogramma. In particolare, se nella parte evidenziata della tabella sono presenti numeri negativi, l'istogramma si adatta anche a questi: appare una divisione, come mostrato nella schermata. Purtroppo, le versioni di Excel 2007 e precedenti non sono in grado di lavorare correttamente con i valori negativi.

Scala di colori

A differenza dell'istogramma, questa formattazione implica il riempimento delle celle con un colore che dipende dal numero che si trova direttamente nella cella. A tale scopo, selezionare l'opzione "Scale di colore" dal menu a discesa "Formattazione condizionale". È possibile specificare la combinazione di colori più adatta alle proprie esigenze tra le opzioni disponibili. Questo verrà applicato alle celle selezionate. La scala di colori funziona correttamente anche con valori negativi nelle celle in tutte le versioni di Excel.

Come funziona la formattazione condizionale in Excel

Impression sets

Questa è l'opzione più interessante per la progettazione esterna delle celle di dati nella tabella, in quanto fornisce un gran numero di opzioni per icone e indicatori per la progettazione delle celle nella tabella. In totale ci sono 4 gruppi:

  • Direzioni;
  • Figure;
  • Indicatori;
  • Valutazioni.

Ogni opzione scelta dall'utente comporta l'uso di icone diverse a seconda del contenuto della cella. L'area selezionata viene analizzata da un algoritmo integrato e quindi vi vengono applicate le icone selezionate. Per impostazione predefinita, le voci in verde vengono applicate ai valori numerici più alti e quelle in rosso a quelli più bassi. Le celle con valori intermedi sono evidenziate in giallo. Quindi si verifica in base al modello specificato, ad esempio il riempimento parziale di una figura.

Quando si selezionano gli indicatori dal blocco "Direzioni", oltre al disegno del colore, è presente la segnalazione sotto forma di direzioni. Quindi, una freccia che punta verso l'alto si applica a valori grandi, a sinistra a valori medi, a destra a valori piccoli.

Nelle nuove versioni di Excel, quando si scelgono figure geometriche come indicatori, si utilizzano soprattutto cerchi, ma ci sono anche altre figure geometriche. In questo caso, non solo i riempimenti di colore cambieranno, ma anche le forme stesse, a seconda dei valori numerici delle celle. Ad esempio, i cerchi per i valori grandi, i triangoli per i valori medi e i quadrilateri per i valori più piccoli.

Modifica delle regole di selezione delle celle

È possibile non solo personalizzare la visualizzazione di alcuni colori o forme nelle celle a seconda dei loro valori, ma anche impostare le proprie regole se non si gradiscono quelle predefinite. Per fare ciò, procedere come segue:

  1. Fare clic sulla casella degli strumenti Formattazione condizionale. Dal menu contestuale, fate clic su "Regole di selezione delle celle".
  2. Vengono visualizzate sette regole di base:
    • "Altro". Se si seleziona questa opzione, si apre una finestra in cui si devono impostare i valori maggiori di cui si vuole dare risalto con la formattazione condizionale. È possibile specificare l'indirizzo della cella da cui prelevare il numero minimo, oppure inserirlo manualmente se non deve essere modificato. Nel campo successivo è necessario selezionare il modo in cui le celle devono essere selezionate: riempimento rosso chiaro e rosso scuro (impostazione predefinita); riempimento giallo e testo giallo scuro; testo rosso, ecc. È possibile definire un formato personalizzato.
    • Un modo molto simile di lavorare con l'opzione "Più piccolo", ma qui è il contrario: vengono selezionate le celle con numeri più piccoli di quelli specificati.
    • La regola "Tra" crea un intervallo tra i numeri. I dati all'interno di questo intervallo vengono assegnati in modo analogo alle regole precedenti.
    • "Equal". Qui si definisce un numero specifico e il programma seleziona tutte le celle in cui è contenuto (nell'area selezionata).
    • "Il testo contiene". Questa regola si applica già quando si lavora con celle che contengono testo anziché numeri. Nella finestra delle regole specificate una parola, una parte di parola o un insieme consecutivo di parole su cui verranno selezionate le celle corrispondenti. La selezione delle celle è configurata come nelle varianti precedenti.
    • "Data". La regola si applica alle celle che contengono dati in formato data. È possibile specificare una data specifica e selezionare varianti di data già pronte: oggi, ieri, domani, ultimi 7 giorni e così via.
    • "Valori ripetuti". Qui la selezione viene effettuata in base a uno dei criteri: se i dati sono ripetitivi o unici.
  3. Come funziona la formattazione condizionale in Excel

  4. Dopo aver inserito tutti i parametri necessari nella finestra per la regola scelta, fare clic su "Ok" per applicarla alla selezione.

Seleziona regole per il primo e l'ultimo valore

Questa è un'altra opzione per la "Formattazione condizionale" in Excel. Qui si impostano le regole di selezione per i valori massimi e minimi solo nell'intervallo di celle che si desidera selezionare. Lo strumento prevede la possibilità di effettuare selezioni sia sequenziali che percentuali.

Vedete in dettaglio i criteri di selezione disponibili:

  • Primi 10 elementi. Alloca solo i primi 10 elementi dell'intervallo specificato;
  • Primo 10%. Evidenzia solo il primo 10% delle celle nell'intervallo specificato;
  • ultimi 10 elementi;
  • ultimo 10%;
  • più alto della media. Evidenziare solo la prima metà dell'intervallo;
  • sotto la metà.
  • Come funziona la formattazione condizionale in Excel

È notevole la possibilità di regolare questi filtri da soli. Ad esempio, non selezionare i primi 10 elementi, ma i primi 5 o 3.

Creare regole personalizzate

Degna di nota è l'opzione "Crea regola" nel menu a discesa della formattazione condizionale. Facendo clic su di esso si aprirà una finestra con sei regole che si possono modificare a piacere:

  • Formattare tutte le celle in base ai loro valori;
  • Formare solo le celle che contengono;
  • Formare solo il primo e l'ultimo valore;
  • Formare solo i valori superiori o inferiori alla media;
  • Formare solo i valori unici o ripetuti;
  • Usare una formula per definire le celle formattate.

Come funziona la formattazione condizionale in Excel

Scegliere una delle regole presentate per effettuare una regolazione dettagliata. Nella parte inferiore della finestra vengono visualizzate le possibili modifiche: descrizioni delle regole, valori di impostazione, intervalli e altri valori. Per molti aspetti è simile ai modelli di cui abbiamo già parlato in precedenza, solo che qui la configurazione è più flessibile e tutti i parametri sono raccolti in un'unica finestra.

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La scheda Formattazione condizionale ha anche una voce Gestione regole. Consente di applicare ed eliminare facilmente regole aggiuntive alla selezione. Il punto è che è possibile aggiungere più regole alle celle contemporaneamente, ad esempio creare un istogramma con icone e selezioni di colore sullo sfondo. Nella finestra "Gestione regole di formattazione condizionale" (aperta facendo clic su "Gestione regole"). Qui è possibile modificare le regole esistenti, aggiungerne di nuove o eliminare quelle non pertinenti. Per modificare la posizione di una regola, utilizzare i pulsanti freccia nella parte superiore della finestra.

Rimuovere la "Formattazione condizionale"

Se è necessario rimuovere la formattazione condizionale per le celle, non c'è nulla di difficile:

  1. Fare clic sulla voce "Formattazione condizionale" nella casella degli strumenti.
  2. Dal menu contestuale selezionare Rimuovi regole.
  3. Si hanno due possibilità:
    • Eliminare le regole dalle celle selezionate. Questo cancella la formattazione condizionale solo nelle celle evidenziate. Se nel foglio sono presenti altre celle con essa, ma non sono selezionate, la formattazione condizionale in esse non viene influenzata.
    • "Rimuovi regole da tutto il foglio". In questo modo si rimuove tutta la formattazione condizionale nel foglio in cui ci si trova ora.

    Come funziona la formattazione condizionale in Excel

Lo strumento Formattazione condizionale è la soluzione perfetta per la visualizzazione dei dati nei fogli di calcolo di Excel. Qui sono disponibili sia i modelli integrati sia la possibilità di creare i propri modelli, anche sulla base di quelli predefiniti.